Waar moet je op letten als je vanaf je eigen erf aan klanten verkoopt?

Zodra je vanaf je eigen erf aan particulieren verkoopt, ben je niet alleen boer maar ook winkelier. Daar hoort een set Nederlandse en Europese regels bij die zelden ingewikkeld is, maar wel bijgehouden moet worden. Dit overzicht loopt langs de onderwerpen die bij erfverkoop het vaakst voorbijkomen, van btw en hygiene tot allergenen, plantenpaspoort en de AVG.

Vooraf een waarschuwing die in elk artikel over regels thuishoort: dit is een overzicht om je op weg te helpen, geen juridisch advies. Voor jouw specifieke situatie zijn de Belastingdienst, de NVWA, de RVO en je gemeente de plaatsen waar je het definitieve antwoord haalt.

De basis: ingeschreven staan en weten wat je verkoopt

Erfverkoop is een onderneming, ook als het naast het akkerbouwbedrijf loopt en ook als het maar een dag per week open is. Inschrijving in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel is voor ondernemingen verplicht.

Bij die inschrijving hoort een KVK-nummer van acht cijfers en een SBI-code die beschrijft wat je activiteit is. Rechtspersonen, bijvoorbeeld een besloten vennootschap of een cooperatie, krijgen daarnaast een RSIN.

Verkoop je naast je eigen producten ook spullen van collega-boeren, dan is het verstandig na te gaan of je activiteit daarmee verandert. Handel in andermans producten is iets anders dan de verkoop van eigen oogst, en dat kan gevolgen hebben voor de omschrijving van je bedrijf en voor je administratie.

Btw: twee tarieven op een bon

Nederland kent een algemeen btw-tarief van 21 procent, een verlaagd tarief van 9 procent en een tarief van 0 procent voor onder meer intracommunautaire leveringen en export. Levensmiddelen vallen in de regel onder het verlaagde tarief; snijbloemen, cadeauartikelen en andere non-food kunnen onder het algemene tarief vallen.

Voor een boerderijwinkel betekent dat vrijwel altijd: twee tarieven door elkaar op dezelfde bestelling. Een pakket met groente, kaas en een bos bloemen splitst zich in twee btw-regels. Leg daarom per product vast welk tarief erbij hoort, en niet pas achteraf per bon.

De btw-aangifte gaat meestal per kwartaal, maar per maand of per jaar komt ook voor. Wie zijn omzet per tarief niet gedurende het kwartaal bijhoudt, is bij elke aangifte een avond kwijt aan uitzoeken.

De kleineondernemersregeling

Blijf je onder de omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar, dan kun je de kleineondernemersregeling toepassen. Je brengt dan geen btw in rekening en trekt geen voorbelasting af. Sinds 2025 bestaat daarnaast de EU-KOR, voor ondernemers die de vrijstelling ook in andere lidstaten willen gebruiken.

De KOR is aantrekkelijk zolang je weinig investeert. Ga je een koelcel of een verkoopunit aanschaffen, reken dan door wat het betekent dat je de btw daarop niet kunt terugvragen.

Voedselveiligheid: hygiene die je kunt aantonen

Zodra je levensmiddelen verkoopt, val je onder de Europese hygieneregels uit verordening 852/2004. Bedrijven werken volgens de HACCP-principes: je brengt in kaart waar in jouw proces gevaren zitten en hoe je die beheerst.

Voor kleine bedrijven bestaat een lichtere weg: een goedgekeurde hygienecode gebruiken, zoals de Hygienecode voor de Horeca. Dat scheelt veel eigen uitzoekwerk, omdat de code de beheersmaatregelen al beschrijft. De NVWA houdt toezicht.

In de praktijk gaat het bij erfverkoop meestal om dezelfde punten: temperaturen in de koeling, scheiding van rauwe en klaargemaakte producten, schoonmaakschema's, en houdbaarheidsdata die kloppen. Leg vast wat je doet, want een controleur vraagt niet wat je bedoelt maar wat je hebt genoteerd.

Allergenen, ook zonder etiket op de verpakking

Allergeneninformatie is geregeld in EU-verordening 1169/2011. Er zijn veertien aangewezen allergenen, en de informatie moet ook beschikbaar zijn voor onverpakte levensmiddelen.

Dat laatste is voor een boerderijwinkel het belangrijkste punt. Losse kaas, zelfgebakken brood, een pot soep uit eigen keuken en een bakje salade zijn onverpakte levensmiddelen. Mondeling informeren mag, mits de informatie schriftelijk is vastgelegd en duidelijk is waar de klant die kan opvragen.

Praktisch betekent dat een map of een bestand achter de toonbank met per product de allergenen, plus een zichtbaar bordje dat vertelt dat je die informatie hebt. Verkoop je ook via een bestelpagina, zet de allergenen dan bij de productomschrijving, zodat de klant het al voor het afhalen weet.

Planten, plantgoed en het plantenpaspoort

Verkoop je planten, stekken of plantgoed, dan komt het plantenpaspoort in beeld. Dat is sinds 14 december 2019 verplicht op grond van EU-verordening 2016/2031 voor het verhandelen van planten binnen de Europese Unie.

Bedrijven die onder die verplichting vallen, moeten geregistreerd zijn bij de NVWA en zijn zelf verantwoordelijk voor de afgifte van het paspoort. Wie naast groente ook potgekweekte kruiden of jonge fruitbomen aan de weg zet, doet er goed aan uit te zoeken waar de grens precies ligt voordat het eerste seizoen begint.

Gewasbescherming en de administratie die erbij hoort

Wie gewasbeschermingsmiddelen beroepsmatig toepast, moet een bewijs van vakbekwaamheid hebben en een administratie bijhouden van de toepassingen. Daarin staan onder meer het perceel, het middel, de dosering en de datum. Ook hier houdt de NVWA toezicht.

Dat is niet alleen een verplichting maar ook een verkoopargument. Klanten aan het erf vragen steeds vaker wat er op hun sla is gekomen, en een boer die dat direct kan opzoeken staat sterker dan een boer die het uit zijn hoofd probeert.

Voor het bedrijf als geheel geldt daarnaast dat landbouwers jaarlijks in het voorjaar de Gecombineerde opgave bij de RVO doen. Plan die week in je agenda, want hij valt bijna altijd samen met de drukste periode op het land.

Alcohol en verkoop buiten je eigen erf

Verkoop je eigen sap, cider of bier, of neem je wijn van een collega mee in het schap, dan geldt de Alcoholwet. Die heet sinds 1 juli 2021 zo, daarvoor was het de Drank- en Horecawet. De leeftijdsgrens voor het verstrekken van alcohol is 18 jaar.

Bij bestellen op afstand betekent dat: leeftijdscontrole hoort bij het afhalen, niet bij het bestellen. Spreek af wie er controleert als jij zelf niet bij het afhaalpunt staat, en zet het als vaste stap in de instructie voor je medewerkers.

Zet je ook een kraam neer in het dorp of bij een markt, dan verandert het speelveld. Standplaatsen op de openbare weg vallen onder de gemeentelijke APV en de marktverordening. Dat regel je bij je eigen gemeente, en de voorwaarden verschillen per plaats.

De AVG: je klantenlijst is een verwerking

Zodra je namen, e-mailadressen en bestellingen bijhoudt, verwerk je persoonsgegevens. De AVG is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht.

• Verwerkingsregister. Artikel 30 AVG. De uitzondering voor kleine organisaties vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, en een wekelijkse bestellijst is dat niet.
• Verwerkersovereenkomst. Artikel 28 AVG. Gebruik je software van een leverancier, dan sluit je daar een verwerkersovereenkomst mee.
• Datalekken. Melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na ontdekking, tenzij een risico onwaarschijnlijk is. Intern registreer je ze allemaal.
• Rechten van klanten. Inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Je beantwoordt een verzoek binnen een maand, met een verlenging van maximaal twee maanden.

Wie bestellingen via een groepsapp laat lopen, deelt telefoonnummers met alle deelnemers. Dat is geen ramp, maar het is wel een keuze waar je verantwoordelijk voor bent. In de vergelijking over wanneer een appgroep en een rekenblad niet meer volstaan staat dat punt naast de andere praktische grenzen.

Plaats je zelf cookies op je website, dan geldt artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet. Voor functionele cookies en analytische cookies met geringe gevolgen voor de privacy is geen toestemming nodig, voor tracking wel.

Facturen, betaaltermijnen en te laat betalen

Voor particulieren aan de staldeur is een kassabon genoeg, maar zodra je aan een restaurant, een zorginstelling of een winkel levert, komt de factuur erbij. Een factuur bevat onder meer de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, het btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, de omschrijving, de hoeveelheid, de datum van levering, de vergoeding per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag.

De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen. Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken, en grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 maximaal 30 dagen hanteren.

Blijft betaling uit bij een consument, dan is een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen verplicht voordat je incassokosten mag berekenen. Die kosten volgen een wettelijke staffel met een minimum van 40 euro. Hoe het betalen in de korte keten verder verandert, staat in het artikel over iDEAL, incasso en instant betalingen bij de boerderijwinkel.

Wat je bewaart en hoe lang

Onderwerp	Wat je vastlegt	Waarom
Administratie	Omzet per tarief, inkoop, facturen	Bewaarplicht van zeven jaar
Onroerende zaken	Gegevens over gebouwen en grond	Bewaarplicht van tien jaar
Hygiene	Temperaturen, schoonmaak, houdbaarheid	Aantonen dat je de code volgt
Allergenen	Per product de aangewezen allergenen	Schriftelijk vastleggen is voorwaarde
Gewasbescherming	Perceel, middel, dosering, datum	Verplichte toepassingsadministratie
Klantgegevens	Naam, contact, bestelling, afhaalmoment	Zo min mogelijk, zo kort mogelijk

Merk op dat vijf van deze zes rijen vragen om iets dat je tijdens het werk noteert, niet achteraf. Een week die goed loopt, levert de administratie vanzelf op. Hoe zo'n week er in een zelfoogsttuin uitziet, is uitgeschreven in het verhaal over de week tussen maandag en de afhaal op zaterdag.

Conclusie: regels zijn werkbaar als ze in je week zitten

Geen van deze regels is op zichzelf zwaar. Ze worden alleen zwaar als je ze allemaal tegelijk aan het eind van het jaar moet reconstrueren. Wie per bestelling vastlegt wat er verkocht is, tegen welk tarief, met welke allergenen en aan wie, heeft de meeste verplichtingen al ingevuld voordat er iemand om vraagt.

Daar helpt de bestel- en voorraadmodule van Boerenbestel bij: producten met eenheid, tarief en allergenen, bestellingen per afhaalvenster en gegevens die binnen de Europese Unie blijven. Wil je weten hoe dit op jouw erf uitpakt, leg je situatie dan voor via het contactformulier. Wie deze kennisbank schrijft en met welke achtergrond, lees je op de pagina over de maker van Boerenbestel.