Hoeveel kost een bestelsysteem voor de korte keten je werkelijk per jaar?

Een abonnement van enkele tientjes per maand lijkt overzichtelijk, maar het is nooit het hele verhaal. De echte som bevat ook de transactiekosten, de uren die je nu in de appgroep steekt en de omzet die je misloopt wanneer een klant misgrijpt. Dit artikel zet die posten op een rij, zodat je voor je eigen erf een eerlijk bedrag per jaar kunt uitrekenen.

Waarom de maandprijs de verkeerde eerste vraag is

Vrijwel iedere boer die naar bestelsoftware kijkt, begint bij de prijs per maand. Begrijpelijk, want dat is het enige getal dat op de website staat. Het is alleen het kleinste getal in de vergelijking.

Wie de som goed maakt, zet drie kolommen naast elkaar: wat je nu kwijt bent aan de huidige werkwijze, wat een systeem gaat kosten, en wat het je oplevert of bespaart. Pas als alle drie ingevuld zijn, weet je of het verstandig is.

Deze rekensom sluit aan op de afweging in de vergelijking van de appgroep, het rekenblad en een bestelsysteem. Daar gaat het over de grens waarop een hulpmiddel het begeeft; hier gaat het over de rekening die daaronder ligt.

De kosten die op een factuur staan

Het abonnement

Boerenbestel kent drie pakketten: Kraam voor 19 euro per maand, Erf voor 39 euro per maand en Streek voor 79 euro per maand, alle drie exclusief btw. Per jaar komt dat neer op 228, 468 of 948 euro. Ben je btw-plichtig, dan is die btw voor jou verrekenbaar; pas je de kleineondernemersregeling toe, met een omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar, dan is de btw op onze factuur wel een echte kostenpost voor je.

Kies niet op omzet maar op complexiteit. Een erf met een afhaalpunt en een lijst heeft aan het kleinste pakket genoeg. Zodra er meerdere vensters, meerdere locaties of meerdere medewerkers meedraaien, ben je met een groter pakket goedkoper uit dan met losse noodoplossingen eromheen.

Kosten van het betaalverkeer

Laat je klanten online betalen, dan reken je met kosten per transactie of per betaalverzoek bij je betaaldienstverlener of je bank. Die kosten staan los van je bestelsysteem en verschillen per aanbieder, dus haal ze uit je eigen contract en niet uit een gemiddelde.

Reken ze wel om naar een percentage van je omzet, want alleen dan zijn ze te vergelijken met contant of pinnen aan de deur. Wat elke betaalvorm in de korte keten kost en oplevert, staat uitgewerkt in het artikel over iDEAL, incasso en instant betalingen bij de boerderijwinkel.

Eenmalige kosten bij de start

• Je aanbod invoeren: producten, eenheden, prijzen en de voorraad per week.
• Foto's maken van je producten, of een middag met iemand die dat voor je doet.
• Je klantenbestand overzetten uit de appgroep of het rekenblad.
• Twee weken dubbel draaien, waarin je alles nog een keer controleert.
• Bordjes en een kaartje met de link of de QR-code voor bij de staldeur.

Dat kost vooral tijd en nauwelijks geld. Reken op een middag voor de opzet en een uur per week in de eerste maand. De volgorde staat in de gids over het stap voor stap opzetten van je bestellijst.

De kosten die je nooit op een factuur ziet

Dit is het deel dat de meeste boeren overslaan, terwijl het bijna altijd de grootste post is.

Je eigen uren

Tel een week lang eerlijk mee hoeveel tijd er in de bestellingen gaat zitten: berichten lezen en beantwoorden, bestellingen overtypen, de lijst uitprinten, mensen bellen die niet reageerden, en aan het eind van de maand de omzet terugzoeken. Reken die uren tegen het bedrag dat jouw uur waard is op het land of in de winkel.

Er is geen vast tarief dat je hier moet aanhouden; kies een bedrag dat je zelf verdedigbaar vindt. Ben je zzp-er, houd er dan rekening mee dat administratie meetelt voor het urencriterium van 1.225 uur per kalenderjaar, maar dat het uren zijn die niets opleveren.

Misgrijpen en dubbele beloften

Elke bestelling die je toezegt terwijl het product er niet meer is, kost twee keer. De ene keer omdat de klant met minder naar huis gaat, de andere keer omdat het vertrouwen een deuk krijgt. Dat laatste is niet in een bedrag te vangen, maar het eerste wel: schrijf vier weken lang op wat er niet geleverd kon worden en tel de gemiste verkoopprijs op.

Bederf en restpartijen

Wie niet weet wat er verkocht is voordat er geoogst wordt, oogst te veel of te weinig. Te veel betekent bederf, te weinig betekent lege schappen. Een bestellijst die op donderdagavond sluit, geeft je op vrijdagochtend een oogstopdracht die klopt. Wat dat scheelt, hangt volledig af van je gewassen en je afzet, dus reken met je eigen cijfers en met een periode van minstens een maand.

Niet-opgehaalde bestellingen

Een klant die niet komt, laat een gevulde krat achter. Soms verkoop je die alsnog, soms niet. Houd bij hoe vaak dat gebeurt, want juist deze post daalt zichtbaar zodra klanten een bevestiging met een tijdvak krijgen en een herinnering ontvangen.

Zo maak je de som voor je eigen erf

Vul de tabel hieronder in met je eigen getallen. Gebruik geen schattingen die je nu bedenkt, maar meet vier weken en vermenigvuldig daarna.

Post	Hoe je die meet	Naar het jaar
Abonnement	Maandprijs van het gekozen pakket	Maal twaalf
Betaalkosten	Kosten per transactie uit je eigen contract	Maal het aantal bestellingen per jaar
Opzet	Uren voor invoeren, foto's en overzetten	Eenmalig, in het eerste jaar
Uren nu	Uren per week in appgroep en overtypen	Maal het aantal verkoopweken
Uren straks	Geschatte uren per week met een lijst die klopt	Maal het aantal verkoopweken
Misgrijpen	Niet geleverde producten maal verkoopprijs	Vier weken maal dertien
Bederf	Weggegooid product maal inkoop- of kostprijs	Vier weken maal dertien
No-shows	Kratten die blijven staan en niet doorverkocht zijn	Vier weken maal dertien

Trek de uren straks van de uren nu af, tel daar de verwachte daling van misgrijpen, bederf en no-shows bij op, en zet die uitkomst tegenover abonnement plus betaalkosten plus opzet. Komt er een positief getal uit, dan verdient het systeem zich in het eerste jaar terug.

Drie situaties waarin het zich niet terugverdient

1. Je verkoopt een paar keer per maand aan een vaste kring. Tien bestellingen per maand houd je zonder moeite in een appgroep bij. Een abonnement is dan een uitgave zonder tegenwaarde.
2. Je verkoopt alleen aan de deur, zonder vooraf bestellen. Een winkel met vaste openingstijden en losse verkoop heeft eerder een kassa nodig dan een bestellijst.
3. Je aanbod wisselt nauwelijks en is nooit op. Bij houdbare producten met ruime voorraad speelt het misgrijpen niet, en dan valt een groot deel van de opbrengst weg.

Herken je jezelf hierin, stel de overstap dan gerust uit. Wachten kost je niets zolang het huidige werk niet uit de hand loopt.

Wat het budget verder beinvloedt

Btw en je eigen tarieven

Nederland kent een algemeen btw-tarief van 21 procent en een verlaagd tarief van 9 procent. Op voedingsmiddelen geldt meestal het verlaagde tarief, op veel andere zaken het algemene. Zorg dat je bestelsysteem de omzet per tarief kan tonen, anders verplaats je het uitzoekwerk alleen maar naar je kwartaalaangifte.

Administratie en bewaartermijn

Je administratie bewaar je zeven jaar. Bestellijsten, pakbonnen en betaalstatussen horen daarbij. Een systeem waaruit je je gegevens niet kunt exporteren, kost je later tijd of geld, dus vraag daar vooraf naar.

De verborgen kosten van gratis

Gratis hulpmiddelen kosten geen geld en wel iets anders: jouw uren, je overzicht en soms de privacy van je klanten. Dat is geen argument tegen een appgroep in het eerste jaar, wel tegen een appgroep in het vijfde jaar met honderd huishoudens erin.

Een verstandige volgorde bij het beslissen

1. Meet vier weken je huidige uren en je huidige misgrijpen.
2. Kies het kleinste pakket dat bij je situatie past, niet het grootste.
3. Draai twee weken dubbel en meet opnieuw.
4. Beslis na een maand op basis van je eigen getallen, niet op basis van een gevoel.
5. Verhoog pas naar een groter pakket als er echt een tweede locatie of een medewerker bij komt.

Deze volgorde voorkomt de twee dure fouten: te groot beginnen, of eindeloos twijfelen terwijl de uren doorlopen. Hoe deze afwegingen tot stand komen en waarop ze gebaseerd zijn, licht de auteur van deze kennisbank op zijn eigen pagina toe.

Conclusie: reken met je eigen week, niet met een gemiddelde

De kosten van een bestelsysteem zitten voor een klein deel in het abonnement en voor een groot deel in de uren en de misgelopen verkoop die je nu al betaalt zonder het te zien. Meet die vier weken, vul de tabel in en beslis daarna. Voor het ene erf komt daar een duidelijk ja uit, voor het andere een even duidelijk nee.

Wil je de som samen doorlopen, dan kijken we graag mee met de bestel- en voorraadmodule van Boerenbestel ernaast. Stuur je situatie en je verkoopweek via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, ook wanneer dat antwoord is dat je huidige aanpak voorlopig voldoet.