Welke fouten maken boerderijwinkels het vaakst bij de voorverkoop van hun oogst?

Voorverkoop is voor veel boerderijwinkels de mooiste vorm van zekerheid: de oogst is verkocht voordat hij binnen is. Precies daarom sluipen er fouten in die pas op de afhaaldag zichtbaar worden, als de laatste klant voor een lege krat staat. Hieronder de misstappen die in de korte keten het vaakst terugkomen, met per fout een remedie die je deze week al kunt invoeren.

Waarom juist voorverkoop zo makkelijk scheefloopt

Bij een gewone winkelverkoop zie je wat er ligt. Bij voorverkoop verkoop je een belofte: de sla die er zaterdag zal zijn, de kist appels die nog geplukt moet worden, het halve varken dat over drie weken van de slager terugkomt.

Tussen de belofte en de levering zitten weer, ziekte, groeitempo en een slachtplanning waar jij niet over gaat. Elke fout die je in die tussenruimte maakt, komt met vertraging bij je terug, en dan meestal bij de klant die het minst geneigd is er om te lachen.

Fout 1: meer beloven dan het perceel kan dragen

De meest voorkomende fout is optimisme. Je schat de opbrengst op een goede week in plaats van op een gemiddelde week, en zet dat aantal in de lijst. Gaat het mee, dan houd je over. Gaat het tegen, dan moet je bellen.

Het venijn zit in het feit dat je zelden een paar stuks tekortkomt. Bij tegenvallende oogst kom je vaak een kwart of een derde tekort, en dat raakt niet een klant maar tien.

Wat je in plaats daarvan doet

• Zet in de voorverkoop de behoudende schatting, niet de hoopvolle. Bijverkopen kan altijd nog.
• Houd per product een kleine marge achter de hand, bijvoorbeeld voor de klanten die op het laatste moment hun bestelling verhogen.
• Werk met een wachtlijst voor het deel dat je niet zeker weet, in plaats van dat deel gewoon te verkopen.
• Noteer na afloop van elke week wat je had geschat en wat het werd. Na een seizoen schat je merkbaar beter.

Fout 2: geen hard moment waarop de lijst dichtgaat

Zonder sluitingstijd loopt de voorverkoop door tot je begint met inpakken. Dat voelt klantvriendelijk, maar het betekent dat je nooit een lijst hebt die af is. Je pakt in terwijl er nog binnenkomt, en dus pak je twee keer.

Een sluitingstijd is geen strengheid, het is een productiebesluit. Vanaf dat moment weet je wat er geoogst moet worden, wat je bij een collega bijkoopt en hoeveel kratten je nodig hebt. Hoe je zo'n moment aan je afhaalvensters koppelt, staat uitgewerkt in het artikel over het inplannen van afhaalmomenten voor een hele week.

Zet de sluitingstijd op een tijdstip waarop jij nog kunt handelen: niet middernacht als je om zes uur begint te oogsten, maar de avond ervoor om acht uur, of nog een dag eerder als er een slachterij of een bakker tussen zit.

Fout 3: de voorraad staat alleen in je hoofd

Bij kleine aantallen lukt het prima om te onthouden dat er nog negen dozen eieren over zijn. Bij drie producten en tien klanten ook. Daarboven begint het geheugen te schuiven, zeker als er iemand anders meebestelt of als een deel telefonisch binnenkomt.

Het gevolg is dubbel verkopen. Dat is de fout die klanten het langst onthouden, want zij hebben een bevestiging gekregen en jij hebt niets te bieden behalve excuses.

De oplossing is dat de voorraad ergens staat waar hij vanzelf afneemt zodra er besteld wordt, en waar de klant ziet dat het laatste stuk weg is. Dat begint bij een goed opgezette lijst, met eenheden en aantallen die kloppen. De opbouw daarvan staat in de gids over het stap voor stap opzetten van de bestellijst van je boerderijwinkel.

Fout 4: afhalen zonder bevestiging vooraf

Een bestelling die alleen in een appbericht met een duimpje bestaat, is voor de klant een afspraak en voor jou een herinnering. Op de afhaaldag blijkt dan dat de klant twee bossen wortelen dacht te krijgen en jij er een had genoteerd.

Een bevestiging hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar moet wel vier dingen bevatten:

1. wat er is besteld, per product, met de eenheid erbij;
2. het bedrag, of de mededeling dat er wordt afgerekend na het wegen;
3. het afhaalvenster, met dag, begintijd en eindtijd;
4. waar het afhaalpunt is en wat de klant moet doen als hij niet kan komen.

Die bevestiging is ook je bewijs als er discussie ontstaat. Zonder bevestiging staat jouw geheugen tegenover dat van de klant, en die discussie win je nooit, ook niet als je gelijk hebt.

Fout 5: geld aannemen zonder vast te leggen wat je verkocht

In de drukte van een afhaalvenster gaat er contant geld in een blik en wordt er getikt op een pinapparaat, maar wordt er niets genoteerd. Aan het eind van de dag klopt de kas ongeveer, en dat "ongeveer" wordt aan het eind van het kwartaal een probleem.

Je verkoopt bovendien vrijwel altijd over twee btw-tarieven. Levensmiddelen van het erf vallen in de regel onder het verlaagde tarief van 9 procent, terwijl bijvoorbeeld snijbloemen en non-food onder het algemene tarief van 21 procent kunnen vallen. Als je niet per regel vastlegt wat er verkocht is, kun je die splitsing achteraf niet meer maken.

Daar komt de bewaarplicht bij: je administratie bewaar je zeven jaar. Een blik met briefjes voldoet daar niet aan. Welke regels er verder meekijken met je erfverkoop, staat in het overzicht over waar je op moet letten bij verkoop vanaf je eigen erf.

Fout 6: het weer behandelen als excuus in plaats van als scenario

Iedereen die van het land leeft, weet dat een week kan tegenvallen. Toch hebben weinig erven van tevoren bedacht wat er dan gebeurt. Het gesprek met de klant begint dan op de ochtend zelf, in tijdnood, en dat is het slechtste moment.

Spreek vooraf af, en zet het bij je bestelvoorwaarden, welke vervangregel je hanteert. Drie werkbare varianten:

• Vervangen met gelijkwaardig. Je vult het pakket aan met een ander product van vergelijkbare waarde en meldt dat in de bevestiging.
• Afboeken en verrekenen. Het ontbrekende deel gaat eraf en het bedrag verrekenen bij de volgende bestelling.
• Doorschuiven. De klant krijgt het volgende week, met voorrang boven nieuwe bestellingen.

Welke je kiest maakt minder uit dan dat je er een kiest. Klanten accepteren een tegenvallende oogst opvallend makkelijk, zolang ze op tijd horen wat er gebeurt en zolang het elke keer op dezelfde manier gaat.

Fout 7: slordig omgaan met de gegevens van je klanten

Een klantenlijst met namen, telefoonnummers en adressen is een verwerking van persoonsgegevens, ook als hij op de keukentafel ligt. De AVG geldt sinds 25 mei 2018 en de Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht.

Drie dingen gaan in de praktijk mis. Bestellijsten worden per e-mail rondgestuurd met alle klanten in het zichtbare adresveld. Oude lijsten blijven jaren op een gedeelde computer staan zonder dat iemand ze nog nodig heeft. En als er iets misgaat, bijvoorbeeld een verloren telefoon met de hele klantenkring erop, weet niemand dat een datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet worden gemeld, tenzij een risico onwaarschijnlijk is.

Beperk daarom wat je vastlegt tot wat je echt nodig hebt om te leveren: naam, contactgegevens, bestelling en afhaalmoment. Alles wat je niet vastlegt, kun je ook niet verliezen.

De zeven fouten en hun tegengif op een rij

Fout	Wat het kost	Wat je ervoor in de plaats zet
Te ruim beloven	Bellen op de afhaaldag	Behoudende schatting plus wachtlijst
Geen sluitingstijd	Twee keer inpakken	Vast moment, gekoppeld aan het oogsten
Voorraad uit het hoofd	Dubbel verkochte producten	Voorraad per week die zichtbaar afneemt
Geen bevestiging	Discussie bij de staldeur	Bevestiging met producten, bedrag en venster
Niets vastleggen bij het afrekenen	Kloppende kas, kloppende btw ver te zoeken	Per bestelling vastleggen wat er verkocht is
Geen vervangregel	Improviseren onder tijdsdruk	Een vaste regel die in de voorwaarden staat
Slordige klantgegevens	Risico op een datalek	Alleen vastleggen wat nodig is om te leveren

Hoe je merkt dat het beter gaat

De verbetering zie je niet aan de omzet van de eerste week, maar aan drie kleine dingen. Er komen minder telefoontjes op vrijdagavond. Er staat na het afhaalvenster minder over in de koeling. En je hoeft op zaterdagochtend niet meer te bedenken wie er ook alweer had gezegd dat het een week later mocht.

Wie graag wil weten vanuit welke praktijk deze observaties zijn opgeschreven, vindt op de pagina over de auteur van deze kennisbank meer over de achtergrond en de werkwijze.

Conclusie: fouten voorkom je met afspraken, niet met harder werken

Alle zeven fouten hebben dezelfde oorzaak: er ontbreekt een afspraak die van tevoren is vastgelegd. Over hoeveel je verkoopt, tot wanneer, in welke eenheid, met welke bevestiging en met welke vervangregel. Wie die afspraken op papier zet, hoeft op de afhaaldag alleen nog te leveren.

Daar is de bestelmodule van Boerenbestel voor gebouwd: een lijst die vanzelf sluit, een weekvoorraad die afneemt en een bevestiging die de klant vooraf krijgt. Wil je bespreken hoe dat er voor jouw erf uitziet, stuur je situatie dan via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen een reactie van een mens die je vragen leest.